pengelolaan pengetahuan

Tulisan ini dibuat sebagai tugas mata kuliah Sistem dan Teknologi Informasi

Nama : Mentina Asri

Pembimbing Tugas : Rinda Cahyana, S.T., M.T.

Pengelolaan Pengetahuan: Aset Intelektual untuk Keunggulan Organisasi

Pendahuluan

Untuk mencapai kesuksesan organisasi, berbagi pengetahuan merupakan hal yang krusial, di mana pengetahuan harus tersedia dalam format yang dapat dipertukarkan di antara personel (Cahyana, 2020). Konsep mendasar dari pembahasan ini adalah pengetahuan (knowledge), yang didefinisikan sebagai aset intelektual atau informasi dalam tindakan yang bersifat kontekstual, relevan, dan dapat diamalkan (actionable) (Cahyana, 2020).

Jenis-Jenis Pengetahuan

Dalam konteks organisasi, pengetahuan dibedakan menjadi dua jenis utama:

1. Pengetahuan Tersurat (Explicit Knowledge)

Ini adalah pengetahuan yang telah didokumentasikan dalam bentuk yang dapat didistribusikan atau diubah menjadi proses atau strategi (Cahyana, 2020). Contoh dari pengetahuan tersurat adalah laporan yang dihasilkan sebagai luaran dari sistem informasi (Cahyana, 2020).

2. Pengetahuan Tersirat (Tacit Knowledge)

Ini mewakili simpanan kumulatif dari pembelajaran yang bersifat subjektif atau eksperimental (Cahyana, 2020). Pengetahuan tersirat sering kali berbentuk sekumpulan keahlian yang sulit dipindahkan atau didokumentasikan secara langsung (Cahyana, 2020).

Konsep Manajemen Pengetahuan

Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management) berkaitan dengan serangkaian proses bisnis yang dirancang dan dibangun dalam organisasi (Cahyana, 2020). Proses-proses ini mencakup kegiatan utama: membuat, menyimpan, mengirim, dan menerapkan pengetahuan (Cahyana, 2020). Tujuan utama dari Manajemen Pengetahuan adalah untuk meningkatkan kemampuan organisasi agar dapat belajar dari lingkungannya dan kemudian menggabungkan pengetahuan yang diperoleh tersebut ke dalam proses bisnisnya (Cahyana, 2020).

Rantai Nilai Manajemen Pengetahuan (Daur Hidup)

Pengelolaan pengetahuan merupakan sebuah daur hidup sistem yang berkelanjutan, sering disebut sebagai Rantai Nilai Manajemen Pengetahuan (Cahyana, 2020). Terdapat enam tahapan utama dalam daur hidup ini:

1. Membuat Pengetahuan (Create): Tahap ini berfokus pada penentuan cara baru dalam melakukan sesuatu atau membangun pengetahuan tentang cara (know-how) (Cahyana, 2020).

2. Menangkap Pengetahuan (Capture): Melibatkan identifikasi pengetahuan baru yang bernilai dan disajikan dalam cara yang dapat dijelaskan (Cahyana, 2020).

3. Menyaring Pengetahuan (Refine): Pengetahuan ditempatkan sesuai konteksnya sehingga menjadi dapat diamalkan atau relevan untuk pengambilan tindakan (Cahyana, 2020).

4. Menyimpan Pengetahuan (Store): Pengetahuan yang berguna disimpan ke dalam repository yang dapat diakses oleh personel yang membutuhkan (Cahyana, 2020).

4. Mengelola Pengetahuan (Manage): Tahap ini mencakup peninjauan berkala terhadap relevansi dan akurasi pengetahuan yang tersimpan untuk memastikan kualitasnya (Cahyana, 2020).

5. Menyebarkan Pengetahuan (Disseminate): Menyediakan pengetahuan bagi siapa pun dalam organisasi, kapan saja, dan di mana saja mereka berada (Cahyana, 2020).

Jenis Sistem Manajemen Pengetahuan

Organisasi memanfaatkan berbagai jenis sistem teknologi informasi untuk mendukung Manajemen Pengetahuan:

1. Sistem Pengelolaan Konten Perusahaan (Enterprise Content Management Systems - ECM): Sistem ini memiliki kapabilitas untuk menangkap, menyimpan, mengambil, mendistribusikan, dan melestarikan pengetahuan (Cahyana, 2020). Hal ini dilakukan demi kepentingan peningkatan proses bisnis dan keputusan perusahaan (Cahyana, 2020).

2. Sistem Manajemen Aset Digital (Digital Assets Management System - DAMS): Sistem ini secara spesifik membantu perusahaan dalam mengklasifikasi, menyimpan, dan mendistribusikan objek-objek digital (Cahyana, 2020).

3. Sistem Jaringan Pengetahuan (Knowledge Network System - KNS): Sistem ini menyediakan direktori online dari para ahli perusahaan beserta profilnya (Cahyana, 2020). Profil tersebut merinci pengalaman kerja, proyek yang telah diselesaikan, publikasi, dan jenjang pendidikan (Cahyana, 2020). Contoh terkenal dari sistem ini adalah LinkedIn (Cahyana, 2020).

4. Penandaan Sosial (Social Bookmarking): Ini merupakan alat yang memudahkan pencarian dan berbagi informasi (Cahyana, 2020). Pengguna diizinkan untuk menyimpan bookmarks mereka pada halaman web di situs tertentu dan menandai (tag) bookmarks tersebut dengan kata kunci (Cahyana, 2020). Contoh sistemnya meliputi Twitter dan Pinterest (Cahyana, 2020).

5. Sistem Manajemen Pembelajaran (Learning Management System - LMS): LMS menyediakan perkakas untuk pengelolaan, pengiriman, penelusuran, dan penilaian beragam jenis pembelajaran dan pelatihan pegawai (Cahyana, 2020). Contoh yang sering digunakan adalah Google Classroom (Cahyana, 2020).

Manajemen Pengetahuan, dengan dukungan sistem-sistem tersebut, berfungsi sebagai peta harta karun digital organisasi, yang tidak hanya menyimpan pengetahuan masa lalu tetapi juga memandu penciptaan pengetahuan baru dan memastikan setiap anggota tim memiliki akses ke informasi yang tepat untuk mencapai tujuan bersama.

Kesimpulan

pengetahuan merupakan aset intelektual penting bagi organisasi yang ingin mencapai keunggulan. Untuk memanfaatkan potensi ini secara optimal, organisasi perlu mengelola pengetahuan melalui proses sistematis yang mencakup penciptaan, identifikasi, penyaringan, penyimpanan, pengelolaan, dan penyebaran pengetahuan. Selain itu, dukungan teknologi seperti sistem manajemen konten, jaringan pengetahuan, sistem pembelajaran, dan manajemen aset digital menjadi kunci agar pengetahuan bisa diakses dan dimanfaatkan oleh semua anggota organisasi dengan tepat waktu.

Daftar Pustaka 

Cahyana, R. (2020). 07 Pengelolaan Pengetahuan. Teknik Informatika Institut Teknologi Garut.